Tarif de remboursement kilométrique : ce que vous devez savoir

L’administration fiscale trace une frontière nette entre les frais engagés pour des déplacements professionnels et les trajets quotidiens entre le domicile et le lieu de travail, ces derniers restant hors du champ du remboursement kilométrique. Pourtant, certains métiers échappent à la règle, notamment lorsque l’activité impose de se rendre sur plusieurs sites ou d’effectuer plusieurs déplacements au cours d’une même journée.

Le barème officiel, mis à jour chaque année par l’État, ne concerne pas les véhicules de fonction, ni les scooters ou motos dépassant 50 cm³ sans justificatif particulier. Les plafonds de déduction et le niveau d’exigence documentaire dépendent du statut professionnel, ce qui explique les différences parfois marquées entre salariés, cadres ou indépendants.

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Indemnités kilométriques : à quoi servent-elles et qui peut en bénéficier ?

Les indemnités kilométriques remboursent les dépenses générées par l’utilisation d’un véhicule personnel lors des déplacements professionnels. Il ne s’agit pas ici d’intégrer les kilomètres parcourus pour se rendre au bureau chaque matin : seuls les trajets effectués pour le compte de l’entreprise ouvrent ce droit. Cette règle englobe la voiture, bien sûr, mais aussi la moto, le cyclomoteur, le vélo ou même la trottinette, dès lors que le déplacement répond à une nécessité professionnelle.

Qui profite de ce dispositif ? Salariés, dirigeants, travailleurs non-salariés : chacun peut percevoir une indemnité, à condition d’utiliser un véhicule personnel, et non un véhicule appartenant à l’entreprise. Pour les salariés, le remboursement s’inscrit dans la politique de frais de l’employeur. Les indépendants, eux, appliquent le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, en tenant compte de la puissance fiscale du véhicule, du nombre de kilomètres réellement parcourus et du type de véhicule.

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Le forfait mobilités durables a rebattu les cartes. Désormais, les adeptes du covoiturage, du vélo ou de la trottinette peuvent prétendre à une indemnité dédiée, sans passer par le barème automobile classique. De plus en plus d’entreprises l’encouragent, afin de réduire leur fiscalité et leur impact environnemental.

Quelles démarches pour obtenir le remboursement de vos frais kilométriques ?

La première étape, c’est la note de frais. Pour se faire rembourser, il faut transmettre un document détaillé, indiquant la date, le motif du déplacement professionnel, l’itinéraire, le kilométrage et le type de véhicule utilisé. Ce relevé doit être accompagné de justificatifs : factures de carburant, tickets de péage, assurance du véhicule personnel. Impossible de tricher sur les distances : chaque kilomètre avancé doit être prouvé.

Le montant est ensuite calculé sur la base du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. L’employeur applique ce barème en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Des outils comme Indy, N2F ou Mooncard facilitent la gestion et l’archivage de ces dépenses, et évitent la paperasse interminable.

Avant de transmettre la note, il est utile de consulter la convention collective ou le règlement intérieur de l’entreprise : certaines règles particulières peuvent s’appliquer, notamment sur la prise en charge des frais réels ou le recours à une indemnité kilométrique forfaitaire. Si vous choisissez la déduction des frais réels dans votre déclaration d’impôt sur le revenu, conservez l’intégralité des justificatifs exigés.

Voici les étapes incontournables pour un remboursement sans accroc :

• Note de frais complète et justifiée
• Application du barème kilométrique officiel
• Vérification des règles internes à l’entreprise
• Archivage rigoureux pour l’administration fiscale

Exemples concrets et conseils pour bien calculer votre indemnité

Prenons un cas précis de calcul indemnité kilométrique : départ Paris, arrivée Melun. Distance à l’aller : 45 km, soit 90 km sur la journée pour une mission professionnelle. Avec une voiture de 6 CV, le barème kilométrique 2024 prévoit 0,601 € par km pour la tranche 5 001 à 20 000 km annuels. Le remboursement atteint donc 90 x 0,601 = 54,09 € pour ce déplacement. La puissance fiscale et le type de véhicule sont déterminants pour fixer le montant.

Les frais annexes ne sont pas à négliger : péages, parking, et parfois l’entretien ou la prime d’assurance si vous optez pour la déduction des frais réels dans votre déclaration d’impôt sur le revenu. Tenez compte de tous les critères : distance réellement effectuée dans le cadre du travail, nature du trajet (le domicile-travail reste exclu, sauf cas particuliers).

Pour ne rien laisser au hasard lors de votre déclaration, vérifiez systématiquement ces points :

• Vérifiez la puissance fiscale de votre véhicule : elle conditionne le tarif appliqué.
• Notez chaque trajet : date, motif, kilomètres, itinéraire.
• Gardez les justificatifs : carburant, entretien, assurance, péages, parkings.

Les utilisateurs de vélo ou de trottinette peuvent aussi bénéficier du forfait mobilités durables. L’indemnité vélo peut grimper jusqu’à 0,25 €/km selon les cas. Salariés et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel profitent de ce dispositif, tant qu’ils respectent les exigences de l’administration fiscale.

À l’heure où la mobilité se réinvente, maîtriser la mécanique du remboursement kilométrique, c’est transformer chaque trajet professionnel en opportunité, sans jamais laisser un centime sur la route.